lunes, 5 de enero de 2015

¡CÓMO ORGANIZAR UNA CAMPAÑA DE VOLUNTARIADO Y MISIÓN! Pautas concretas

Veo con sumo agrado que GAM-TEPEYAC sigue adelante. Conservo los apuntes que hace unos 20 años me pidieron con el fin de favorecer nuestras CAMPAÑAS de VOLUNTARIADO Y MISIÓN. Por si le sirve a alguien, las cuelgo en mi blog como regalo de Reyes (6 enero 2014). El vistoso logo fue creado por Juanjo Martín y nos habla de un nuevo amanecer en el que el sol de la paz y la solidaridad puede brillar.

 

 

        ¡Cómo organizar una campaña? 12 sugerencias

 

Cuando uno está ilusionado con un proyecto de mejora mundial, busca      todo tipo de medios a su alcance para llevarlo a cabo. Varios de vosotros, como yo, os preguntáis cómo comenzar un G.A.M. He aquí algunas sugerencias por si os sirven, tanto en España como en los países que visitamos:

 

1. El G.A.M. comienza contigo y llega tanto como tú quieras. El mejor medio es el boca-oreja con tus amigos, tus familiares, tus compañeros.

 

2. La carta o comunicación escrita a este mismo círculo con el que convives.

 

3. Redacción de un artículo sobre qué es el G.A.M., tus proyectos o experiencias, como han hecho en Cáceres. Enviarlo a: periódicos locales, revistas especializadas en temas solidarios, revistas universitarias, boletines diocesanos, órganos de Coordinadoras de O.N.G.s...

 

4. El cartel o tríptico en tu ámbito profesional, librerías, tiendas...con tu teléfono o el de la O.N.G.

 

5. El audiovisual que contemple el panorama mundial, sus problemas y las soluciones que aporta el G.A.M. Disponemos de un audiovisual de 12 minutos para Perú y que se puede acomodar perfectamente a otros lugares. Es interesante que siempre que te sea posible coloques alguna diapositiva específica para quienes vaya dirigida y si apareces tú en alguna mejor que mejor, para que lo sientan más cerca. Lo puedes presentar tú o solicitar a cualquier miembro del G.A.M. de otra localidad.

 

6. La entrevista en la radio o en la TV. Hay multitud de programas en los que podemos hacernos presentes, bien para contar el proyecto GAM en general o de alguna actividad concreta (cursos, festivales, veranos solidarios...).

 

7. Presencias diversas en los medios de comunicación. No siempre habrá que hablar sólo del G.A.M. Se trata de acercarnos desde distintas situaciones: campañas populares (contenedor de libros, ropa, medicina; campaña de Navidad; festivales; bocata solidario...), cursos en la Universidad, exposiciones fotográficas, audiovisuales, conferencias...

 

8. Participación en mesas redondas. Cada vez proliferan más en la Universidad, Semanas Culturales, Cursos de verano...

 

9. Concursos literarios y artísticos como los de MANOS UNIDAS, TELVA, Vida Nueva...

 

10. Elaborar proyectos de desarrollo y presentarlos ante las entidades convocantes. Quizá el primer intento resulta fallido, pero ya es una preparación para próximas convocatorias.

 

11. Colaborar con todo tipo de organizaciones laicas y confesionales que persigan nuestros mismos objetivos. Coordinadoras de ONGs, plataforma 0,7%, Delegación de Misiones, Manos Unidas...

 

12. Lo importante es comenzar por actuar por lo que veas posible, intentando dar cancha al mayor número de personas, de acuerdo con sus posibilidades y aspiraciones. Actividades de voluntariado, charlas personales, reuniones de grupo, recogida de material para enviar a necesitados, rifas, carteles, cursos, encuentros...

                                                                                                                                                                


8 DETALLES CONCRETOS

 

para organizar una conferencia, curso, encuentro, festival...

 

1. Un tema atractivo, con gancho, actual. Por ej. "Solidaridad y medios de comunicación". Elegirlo entre los miembros del GAM, consultar con distintas personas...

 

2. Una entidad con prestigio que avale: Vicerrectorado de Alumnos de la Universidad, Asociación, Coordinadora de ONGs...Llevar la propuesta por escrito y mantener una entrevista por parte de una representación de miembros de la asociación con la autoridad académica: Programa, posibles conferenciantes, fechas, lugares, necesidades económicas (dietas, alojamiento y comida, dossier, carteles...) y académicas (secretaría para recoger inscripciones, listados, diplomas; salón de actos, presencia del Vicerrector en la presentación o clausura), a quién va dirigido, dossier de años anteriores... Las buenas relaciones con sus secretarios y conserjes son fundamentales.

 

3. Una buena fecha. En la Universidad nos parece que para un curso la mejor es en orden prioritario en el primer trimestre desde el 20 de octubre a comienzos de diciembre; en el segundo trimestre, tras los exámenes de febrero: finales de marzo y abril; en el tercero, sólo al comienzo y antes de los exámenes.

 

4. Varios meses antes -si se organiza en noviembre, conviene dejarlo hilvanado en junio, confeccionar un programa y enviar a los conferenciantes pidiéndoles sugerencias sobre el título elegido para el ciclo, para su charla; pedir sus datos personales y académicos (título y dónde lo ejerce, así se evitan errores en nombres o en cargos y, sobre todo, ponemos lo que ellos prefieren), así como el esquema y dossier de la charla (esto evita improvisaciones y le ayuda al conferenciante a prepararse de veras su intervención).

 

 

5. Con el programa definitivo, impresión o fotocopia de trípticos y carteles. Para el curso de 150 participantes, unos 500 carteles y 1.000 trípticos. Siempre que sea posible imprimir ambos, incluir algún dibujo significativo y los logotipos de los grupos organizadores y entidades colaboradoras. Conviene que esté todo con una antelación de un mes. Nunca insistiremos lo suficiente en corregir las pruebas de imprentas; siempre sale algún gazapo que hay que corregir a tiempo. Con la imprenta dejar muy claro el número, tamaño, fechas, factura, CIF...

 

6. Difusión:

 

- En primer lugar darlo a conocer a los miembros de la ONG en reunión interna.

- Cartas y trípticos a socios, amigos y participantes en cursos o actividades anteriores.

- Asociaciones vinculadas por la temática tratada o por su fisonomía.

- Medios de comunicación: Prensa, radio, TV, Servicio de Prensa de la Universidad, Consejos locales de la Juventud. Siempre que se envíe una nota de prensa, a máquina, doble espacio, dirigido a una persona conocida (mejor llevarla en mano), en folio timbrado (con teléfono y nombre de persona de contacto). Lo ideal es llevar un dossier de actividades anteriores, presentar la actividad y a medida que discurre la actividad seguir enviando información. De acuerdo con las posibilidades, la nota de prensa puede convertirse en entrevista, rueda de prensa con el conferenciante (media hora antes de la charla), crónica-foto de la actividad...

- Carteles y trípticos en Universidad, colegios mayores, fotocopiadoras, librerías, escaparates...


7. Acto en sí:

 

- Concretar con el conferenciante, fecha, hora, lugar, de la actividad; sobre su alojamiento y comida; si hay que esperarle...Un encargado de recibirle y acompañarle al lugar de la charla; presentar a personas del grupo; un regalo-recuerdo; acompañarle a cenar si se ha quedado en ello...

 

- Lugar. Los encargados ir media hora antes para no improvisar. Hablar amistosamente con el conserje para pedir que nos abra el local y ver si está todo correcto: sin polvo, con luz, buena audición (comprobar micro), si hay proyección (probarlo antes), grabar (dejar colocado el magnetófono), vaso con agua... Carteles de la conferencia o del grupo sobre la pared del fondo; en una mesa de la entrada se deja el dossier a entregar ( a medida que van llegando los asistentes, 2 ó 3 miembros del GAM lo entregan al tiempo que saludan y se hacen amigos, presentando a otros si lo ven conveniente). Sacar alguna foto del acto (del conferenciante y del público). Si el Salón de Actos está alejado de la entrada señalizar con carteles y flechas dónde se encuentra.

Material aconsejable: cello, carteles decorativos y señalizadores, lista de asistentes al curso, trípticos del programa, dossier, botella y vaso de agua con servilletas de papel, regalo al conferenciante, cassette, máquina de fotos; alguna cuartilla o folio y varios bolis para recados personales, anotar posibles direcciones, dejar a los asistentes para tomar notas... Al terminar el acto, retirar los carteles decorativos, apagar luces, dejar todo en perfecto estado y agradecer al conserje (tener algún detalle, como una cinta de música andina con él...).

 

- Presentador. Lo ideal es que haya un varón y una mujer, presentados con sencillez y elegancia, acompañando al conferenciante. La presentación muy preparada para que sea breve (dar nombre y apellido del conferenciante, su titulación académica y lo más relevante de su currículum, título de la conferencia) y ayude a serenar al auditorio, despertando simpatía y atención hacia el conferenciante. Debe estar observando la calidad acústica, visual...y cualquier necesidad tanto del orador como del auditorio. Recordar al conferenciante el tiempo disponible; si en el transcurso de la charla se ve que lo va agotando, pasar una nota; al terminar, agradecer su charla e invitar al auditorio que formulen las preguntas pertinentes; si ve que hay silencio, tener preparada alguna él mismo. Antes de terminar, él mismo o el acompañante dar los avisos para la próxima actividad.

 

8. Colaboradores. Abrir cancha para el mayor número posible de participantes, fijándose en aquella minoría selecta que quiere comprometerse más. Para ello, repartir responsabilidades a los miembros del GAM e invitar a los nuevos a que las asuman. Es provechoso de vez en cuando repartir una HOJA PRÁCTICA ("Foro Solidario". Seminario práctico) anunciando distintas actividades de voluntariado, contenedor, encuentros...en las que se puede participar.

 

José Antonio Benito

 

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